Юридически корректное составление письма-претензии о задолженности

Сегодня правовые разногласия относительно финансов возникают довольно часто.

Однако не все знают, что такие споры, разногласия и конфликтыотносительно задолженности можно решить не только путем обращения в судебные инстанции.

Для того, чтобы высказать свое недовольство и вернуть долг можно использовать, так называемое, письмо-претензию о задолженности .

Письмо-претензия с сообщением о задолженности является своеобразным спасательным кругом.

Ведь оно позволяет решить все спорные вопросы о погашении задолженности без судебного разбирательства.

В большинстве случаев это помогаетне только вернуть долг. но и сохранить хорошие отношения со свои контрагентом.

Что собой представляет?

Претензионное письмо о взыскании дебиторской задолженности, по своей сути, является письменным обращением человека, претензией. к своему контрагенту, детали которой изложены в образце, рассматриваемом в этой статье.

Смысл данного обращения заключается в том, чтобы уведомитьо необходимости устранения не выполненных им субъективных обязанностей.

Такое письмо является своеобразным предупреждением для контрагента о том, что дальнейшей инстанцией, при невыполнении возложенных обязательств, станет суд, либо иное учреждение.

Большая часть гражданско-правовых договоров. особенно, если речь идет, например, о поставке чего-либо, включают в себя требования о том, что перед обращением в суд должно направляться претензионное письмо.

Однако, даже при отсутствии такого условия, наиболее рациональным будет вариантотправки такого письма .

Так можно будет попытаться урегулировать спорный вопрос относительно задолженности мирным способом, баз затрат большого количества всевозможных ресурсов на судебные разбирательства.

Кому следует писать?

Сообщение о задолженности принято отправлятьвиновной стороне. если та не выполнила указные в договоре обязательства.

Также написание такого письма будет уместно в тех случаях, когда виновная сторона пытается каким-то образом изменить условия договора, при этом, уклоняясь от оплаты задолженности.

Чаще всего, претензионное письмо составляется в тех случаях, когда имеется дебиторская задолженность.

Но следует принять во внимание, что это не единичный случай. когда может составляться претензия.

Документ, уведомляющий о задолженности может составляться во всех случаях, когда возникает необходимость предупреждения того или иного лица о своих намерениях относительно долга.

Когда?

Направлять досудебную (предсудебную) претензию должникув форме письма с целью возврата денежных средств, необходимо по следующему образцу :

  • в случаях, когда в договоре об оказании услуг сроки выполнения работ и оплаты не установлены, либо установлены неоднозначно;
  • когда сумма, которую вы желаете взыскать с должника, берет свое начало с осуществления предпринимательской деятельности и, при этом, оказывается выше десяти базовых величин (15 тысяч рублей). Акта сверки, который подписал должник, у вас нет. Кроме того, в договоре нет пункта, подтверждающего, что направление претензии необходимо в обязательном порядке для обращения в экономический суд;
  • когда вы желаете урегулировать спор до суда. Кроме того, у вас есть все основания полагать, что должник сам решит вернуть долг до решения суда;
  • направлять претензию о взыскании долга также необходимо, когда вы планируете взыскать с должника не только долг по договору, но и пени и штрафы. При этом, сумма долга и пеней не может быть выше 10 базовых величин.

Сегодняшнее законодательство предусматриваетвозможность отправления претензии в тех случаях, когда нарушаются правовые отношения между сторонами.

Но даже если такой пункт не оговорен в договоре, отправка уведомления о долге будет все же более целесообразным поступком, нежели моментальное обращение в судебные инстанции.

По крайней мере, не придется затрачивать дополнительные средства на судебные разбирательства .

Есть также ряд случаев, когда такое сообщение является обязательным пунктом договора, который подразумевает его написание до обращения в суд.

Невыполнение обязательств различными организациями и лицами сегодня не редкость.

Многие попросту не желают вовремя платить по своим счетам.

Конечно, обращение в суд и получение исполнительного листа является довольно эффективным способом взыскания задолженности.

Однако, в большинстве случаев, решить этот вопрос можноменее затратными путями .

Грамотно составленное письмо с претензией о задолженности, в котором указываются веские аргументы на возврат долга, может сослужить хорошую службу.

Но для достижения этого нужно, чтобы оно было выполнено по всем правилам.

Так что же должно в обязательном порядке содержатьсяв тексте документа о задолженности ?

Необходимо следующее :

    Обязательно должно присутствовать Ф. И.О. отправителя, либо наименование организации. Также следует указать обратный адрес и телефон. Необходимо конкретно указать, в чем выражено нарушение и записать все обстоятельства ситуации, когда произошло нарушение. В обязательном порядке туда следует включить ссылки на законы и нормы права, которые были нарушены контрагентом. Необходимо указывать только конкретные требования, а также сроки удовлетворения этих требований. Нужно указать, какие неблагоприятные последствия для нарушителя могут наступить, если не будут выполнены все указанные выше требования. Также претензионное письмо о задолженности должно включать в себя дату, подпись с расшифровкой, либо печать организации с подписью руководителя.

Можно написать претензионное письмо по задолженности от руки, либо напечатать его.

Как таковых строгих правил к его оформлению нет, но следует учитывать нормы деловой этики при его написании.

Так, суть письма должна быть изложенав официально-деловом стиле .

Стиль написания должен быть предельно четким и понятным контрагенту.

Там, ни в коем, случае не должны присутствовать жаргонные слова, просторечные выражения, двусмысленные обороты.

При написании претензии выделяютчетыре правила. которые являются основополагающими для грамотного составления документа:

  1. Текст должен быть изложен предельно ясно и понято для конфликтной стороны вопроса.
  2. Стоит подробно указать реквизиты конфликтующих сторон, а также обязательно записать контактные адреса и телефоны.
  3. Третье правило определяют нормы делового этикета, а также документооборота. На ответ после получения письма должно отводиться десять дней.
  4. Требование на возврат денежных средств (займа) должно быть строго определенным и четко сформулированным. Не допускается размытых формулировок.

Следует принять во внимание, что отправка такого письманамного проще. чем составление искового заявления в суд.

Однако не стоит полагать, что при составлении такой претензии можно позволить свободный стиль написания письма и формулирования требований.

Ведь это деловой документ, который может позволить установить справедливость без излишних проблем.

Уведомление о долге может направляться в различные организации по самым разным поводам.

Именно поэтому существует ряд нюансов, которых нужно придерживаться при его составлении.

Иными словами, составление таких писем требует соблюденияопределенных правил от обеих сторон.

Так, письмо о взыскании задолженности должно включать в себя не только сумму долга, но и всю информацию о процентах и пенях.

Если, конечно, таковые имеют место быть.

Также в содержание письма потребуетсявключить дату. до которой платеж должен быть произведен.

Указать нужно и последствия, которые могут грозить должнику за несвоевременную выплату долга.

В идеальном варианте, к сообщению нужно приложить расчет платежа.

Так получатель без проблем сможет разобраться во всех предъявляемых к нему требованиях.

У него не возникнет вопросов, откуда могла взяться та или иная сумма, которую от него теперь требуют заплатить.

Ответ должен поступить в обязательном порядке .

Это является своеобразным тоном приличия в мире деловых людей.

Если ответ все-таки не получен, то сторона-отправитель может расценить этот момент, как сигнал к началу принятия серьезных мер.

Это может повлечь за собой ряд проблем для должника.

В ответном же письме в обязательном порядке указывается дата получения претензии.

Должник обязан указать причину задержки по выплате денежных средств.

Аргументированная точка зрения от контрагента должна поступить в любом случае, вне зависимости от того, согласен или не согласен он с требованиями, предъявленными в претензии.

Пошаговая инструкция составления

Для грамотного составления текста вам необходимо вооружиться :

  1. Знанием законодательства РФ.
  2. Доказательством наличия задолженности.

Итак, алгоритм написания претензионного письма по оплате задолженности выглядит следующим образом :

  1. В самом начале документа следует указать имя адресата. Если это индивидуальный предприниматель, то необходимо указать его Ф. И.О. Если вы направляете письмо в организацию, нужно будет указать имя ее директора, либо генерального директора. Обязательно укажите название компании.
  2. Далее, чуть ниже, нужно указать свои данные, а именно: Ф. И.О. адрес и телефон для обратной связи. Если же вы представляете интересы фирмы, которая выступила в качестве кредитора, необходимо указать название фирмы, а также вашу должность и имя. Данные из первого и второго пунктов следует записывать в верхнем углу справа.
  3. В центре листа необходимо написать слово «Претензия».
  4. Ниже следует точно указать свои требования к должнику. Нужно не только записать сумму, но и произвести аргументированный расчет данной суммы. Нужно указать все обстоятельства, которые стали причиной и предъявления требований к должнику. Доказательства, которые подтверждают вашу правоту в этой ситуации, нужно излагать в виде аргументов. Желательно, чтобы все требования имели ссылку на законодательство Российской Федерации.
  5. Документы, которые вы планируете приложить, нужно записать в виде списка. Также следует перечислить другие доказательства, которых может не быть у должника.
  6. После того, как все требования и доказательства будут перечислены, нужно проставить в письме дату и подпись, которую нужно обязательно расшифровать. Если пишите письмо от лица организации, то не обойтись без печати. Лучше всего, в таких ситуациях, использовать фирменные бланки.
  7. К письму нужно приложить документы, которые могут иметь отношение к данному делу: акт выполненных работ, акт сверки, счет-фактуру, расписку ит. д.

Если должник не желает проставлять свою подпись на вашем экземпляре претензии, то нужно отправить ее в виде заказного письма с уведомлением.

Как долго нужно ждать ответа?

Как уже было сказано выше, ответ должен поступитьв течение десяти дней с момента его получения.

При этом, в ответе контрагент должен указать дату получения претензии.

Если ответ поступил позже, контрагент обязан указать причины такого промедления в делах.

Если же ответ не получен, то составитель претензии имеет полное право подать в суд по вопросу долга.

На это у него есть все основания.

Когда ответ получен…

Ответ на претензию об уплате задолженности также должен быть составлен в определенной форме. Так, он должен включать :

  • данные должника или организации, в том числе контактную информацию;
  • если претензия удовлетворяет полностью, необходимо доказать факт возврата долга. Это делается с указанием номера и даты платежного поручения;
  • если требования будут удовлетворены частично, нужно также подтвердить факт оплаты. А также указать причины частичного погашения задолженности;
  • если происходит частичный или полный отказ от выполнения требований, указанных в сообщении, нужны указания причины отказа, обязательно со ссылкой на действующее законодательство России;
  • также в ответе должен присутствовать список дополнительных документов, прилагаемых к нему.

Претензионное письмо является своеобразным предупреждением судебных разбирательств.

То есть, удовлетворения всех требований можно добиться без суда.

Но если контрагент не планирует выплачивать задолженность, автор смело может отправляться в суд.

То же самое касается и случаев, когда автора претензии не устраивает частичное погашение задолженности контрагентом.

Таким образом, претензионное письмо о задолженности – это хороший способ урегулировать спорные отношения с компаний или конкретным лицом относительно требования задолженности.

Если текст сообщения составленграмотно. а контрагент не желает создавать себе лишнюю головную боль, и располагает необходимыми средствами для погашения задолженности, то это отличный способ вернуть долг без разбирательства в суде.